Evde çağrı merkezi hizmeti verirken nelere dikkat etmek gerekir?

Koronavirüs salgınıyla birlikte pek çok işletme, uzaktan çalışma sistemine geçiş yaptı. Bunun sonucu olarak pek çok hizmet artık evlerden verilmekte. İşletmelerin özellikle çağrı merkezi birimleri, bu süreçten daha fazla etkilendi. Yaptıkları işin gereği olarak mesai saatleri boyunca evde telefon ve internete bağlı bir bilgisayar başında çalışmalarını sürdürmek durumunda kalan çağrı merkezi çalışanları, evde çağrı merkezi hizmeti verirken çeşitli sorunlarla karşılaşabiliyor. Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, evde çağrı merkezi hizmeti vermenin püf noktaları hakkında faydalı bilgiler paylaşacağız. 

Kendinize ait bir çalışma alanınız olmalı.

Evde çalışmanın elbette kendine göre birtakım kolaylıkları var. Fakat bununla birlikte, evde çalışırken kendinize ait bir çalışma alanı oluşturamadıysanız bu kolaylıklar sizin için çok ciddi zorluklara yol açabilir. Evde yaptığınız çalışmalar için örneğin salonu ve yemek masasını kullanıyorsanız, gün içinde ev halkıyla çeşitli sıkıntılar yaşayabilirsiniz. Yemek yerken toplamanız gereken ofis araç ve gereçlerinizi her defasında taşımak, yerleştirmek, kurulumunu yapmak, motivasyonunuzu düşürücü bir durum haline gelir. Evde çağrı merkezi hizmeti vermenin püf noktaları içinde her şeyden önce, kendinize ait bir çalışma alanı oluşturmalısınız. Çalışma alanınızda iş için kullandığınız araç ve gereçlerden başka hiçbir şey olmamalı. Home office çağrı merkezi olarak kullanacağınız alanda iş dışında başka hiçbir şeyle ilgilenmemelisiniz.

Çalışma alanınızı temiz ve düzenli tutmalısınız.

Ofiste çalışırken günlük temizlik işlerinizi yerine getiren görevliler vardı. Evde çalışırken çalışma alanınızın temizlik ve düzeninin sorumluluğu bizzat size ait olmalı. Evde çağrı merkezi hizmeti vermenin püf noktaları içinde, çalışma alanınızı sadece iş için kullanmalı, başka işler için başka alanlardan yararlanmalısınız. İş için kullandığınız araç ve gereçlerinizi günlük mesainiz başlamadan önce temizler ve düzenlerseniz, mesaiye kendinizi daha kolay adapte edebilirsiniz. Evde çağrı merkezi hizmeti vermenin püf noktaları içinde temiz ve düzenli bir çalışma alanına sahip olursanız, motivasyon ve odaklanma güçlüğü yaşamazsınız. Kirli ve düzensiz çalışma alanları, işe duyulan ilgiyi azaltır ve dikkat dağınıklığına yol açar. İyi bir home office çağrı merkezi müşteri temsilcisi olmak için ofiste size sunulan temizlik ve düzeni evde siz sağlamalısınız.

Ergonomik ürünleri tercih etmelisiniz.

Evde kullanılan koltuk ve sandalyeler ne kadar şık olursa olsun, uzun süreli kullanımlar için gerekli ergonomik özelliklere sahip olmayabilir. Mutfak veya yemek masası sandalyeleri, ofis sandalyelerinden farklı estetik niteliklere ve kullanım özelliklerine sahiptir. Uzun süreli kullanımlar halinde bu ürünler, sırt ve bel ağrıları başta olmak üzere pek çok ağrıya yol açabilir. Gereğinden fazla rahat ve konforlu ürünler de yine, işe duyduğunuz ilgiyi azaltarak performans düşüklüğüne neden olabilir. Evde çağrı merkezi hizmeti vermenin püf noktaları içinde çalışma alanınızda ergonomik ürünleri tercih etmeli, ofiste kullandığınız koltuk ve sandalyeler ile aynı niteliklere sahip ürünleri kullanmalısınız. PC ekipmanlarınız da yine, vücut tipinize uygun ve ergonomik olmalı.

Mesai süreniz boyunca rahatsız edilmemelisiniz.

Evde çağrı merkezi hizmeti vermek için çalışma alanınızı oluşturup temizliğini ve düzenini sağlayarak pek çok sorundan kolaylıkla kurtulabilirsiniz. Fakat aynı zamanda ev halkının da sizinle iletişimini sınırlaması gerek. Evde çalışmak, çağrı merkezi hizmeti veren çalışanların ev halkıyla ilişkilerinde bazı sorunlar meydana getirebiliyor. Özellikle gün boyunca devam eden telefon görüşmeleri nedeniyle ev halkı rahatsız olabiliyor. Bu durumdan yaptığınız işin etkilenmemesi için ev halkıyla ortak çözüm geliştirmeyi denemelisiniz. İyi bir evden çağrı merkezi elemanı olmak için bu tür ortak çözümlerden etkin şekilde yararlanmalısınız. Örneğin, çalışma alanınızı ev halkının sesten rahatsız olmayacağı bir alana taşımanız iyi bir çözüm olabilir. Evde çağrı merkezi hizmeti verirken ev halkıyla herhangi bir gerginlik yaşamamalı, bu gibi sorunların müşteriler tarafından fark edilmeden çözümünü sağlamalısınız. Mesai süreniz boyunca ev halkının odanıza zorunlu olmadıkça girip çıkmaması gerektiğini de onlara uygun bir dille anlatmalısınız.

Mesai sürenize dikkat etmelisiniz.

Evden çalışmanın zorluklarından biri de mesai süresini korumakta güçlük çekmektir. Eğer öz disiplin konusunda farkındalıklarınız yüksekse, evde çalışırken de mesai sürenizi korumakta zorluk çekmezsiniz. Fakat herhangi bir nedenle motivasyon düşüklüğü yaşıyor ve mesai sürenizin tamamını çalışma alanınızda geçiremiyorsanız, evde çağrı merkezi hizmeti verme konusunda çeşitli sıkıntılar yaşayabilirsiniz. Evde çağrı merkezi iş ilanları son zamanlarda hızlı bir artış ivmesi yakaladı. İnternet aramalarında evden call center ve evde call center iş ilanları aramaları hızla artmakta. Home office çağrı merkezi iş ilanları ile iş arıyorsanız, mesai sürenize dikkat etmeniz sizden özellikle istenecektir. Evde internet çağrı merkezi hizmeti veriyorsanız beklemediğiniz bir anda gelen bir çağrı veya telefonda fazla bekletilmekten rahatsız olan bir kullanıcı, hizmet kalitenize gölge düşüren bazı durumlara yol açabilir.

Bağlantı hızınızı kontrol etmelisiniz.

Uzaktan çalışma sistemine geçişle birlikte evde kullanılan internet bağlantısı iş hayatı için kullanılmaya başlandı. Evde eğer yüksek hızlı internet kullanıyorsanız, veri akışı sırasında hız konusunda önemli bir sorun yaşamazsınız. Fakat bağlantı hızınız düşükse, evde çağrı merkezi hizmeti verirken çeşitli sorunlarla karşılaşabilirsiniz. Evde birden fazla cihaz aynı internet bağlantısını kullanıyorsa, bu durumda bant genişliğiniz azalacak ve bu da evde çağrı merkezi hizmeti verirken çeşitli sorunlar yaşamanıza yol açacaktır. Evde çağrı merkezi hizmeti vermenin püf noktaları içinde bağlantı hızınızı mesaiye başlamadan önce mutlaka kontrol etmelisiniz. Bağlantı hızınızı düşürmemek için internetinizi mesai süreniz boyunca başka cihazlarla paylaşmamalı, bant genişliğinizi yüksek tutmaya çalışmalısınız.

İletişiminiz kısa, öz ve kolay anlaşılır olmalı.

Çağrı merkezine düşen çağrılar, işletmeyle ilgili herhangi bir sorunu, şikayeti veya talebi olan kişilerden geliyor demektir. Evde çağrı merkezi hizmeti verirken bu gerçeği unutan bazı çalışanlar, iletişim sırasında karşı tarafa gereğinden fazla bilgi verebiliyor, sorun çözmek adına kafa karıştırıcı bir yaklaşım sergileyebiliyor. Aynı şekilde, performans testlerinden daha yüksek notlar almak adına da iletişim bazen gereksiz yere uzatılabiliyor. Unutmayın ki karşı taraf, bir sorunu veya bir talebi olduğu için size ulaşmak istemiştir. Evden müşteri temsilciliği yaparken bu basit gerçek bazen unutulabiliyor. Sorunu veya talebini iyi bir şekilde anlar, beklentilerini en kısa ve kolay şekilde karşılarsanız, vereceğiniz hizmetin kalitesi yüksek olacaktır. İletişim uzadıkça karşı tarafın dikkati dağılır, konudan uzaklaşılır ve bu durum, iletişimin çoğu zaman hayal kırıklığıyla sonuçlanmasına yol açar.

Eleştiriye açık olmalısınız.

Evden çalışmanın zorluklarından biri de özel hayat ile iş hayatı arasındaki ayrımın bulanıklaşmasıdır. Buna bağlı olarak iş görüşmeleri kimi zaman özel görüşmeler gibi gerçekleştirilebilmekte. Evde çağrı merkezi hizmeti verirken işinizle ilgili herhangi bir gevşeklik göstermemeli, karşı tarafın arkadaşınız veya bir yakınınız değil, sizden hizmet almak isteyen bir kullanıcı olduğunu unutmamalısınız. Gelen eleştirileri size yapılmış bir eleştiri gibi üzerinize almamalı, yapılan eleştirileri ilgili birimlere aktarmak için not almalısınız. Eleştirilerin ilgili birimlere ulaşması için kayıt oluşturmalı ve bu konuda karşı tarafa bilgilendirme yapmalısınız. Aynı şekilde, iletişim sırasında işletmeniz veya üstleriniz hakkında olumsuz herhangi bir ifade kullanmamalı, sorumluluk alanınıza girmeyen konular hakkında yapılabilecek işlemler hakkında kısa ve öz açıklamalar yapmalısınız.

Sosyal medya kullanımınızı sınırlandırmalısınız.

Evde veya ofiste çalışırken verimliliği düşüren nedenler arasında yanlış sosyal medya kullanımı ilk sıralarda yer alıyor. İyi bir home office çağrı merkezi elemanı olmak için yanlış sosyal medya kullanım şekillerinden uzak durmalısınız. “Kafa dağıtmak” adına sosyal ağlara bağlanmak, çalışırken odaklanma güçlüğü yaratabiliyor. Sosyal medyada gördüğünüz bir haber veya paylaşım nedeniyle dikkatinizi işinize vermekte güçlük çekebilir, karşı tarafı yanlış anlamaktan kaynaklı iletişim sorunları yaşayabilirsiniz. Evde çağrı merkezi hizmeti vermenin püf noktaları içinde mesai süreniz boyunca zorunlu olmadıkça sosyal ağlara girmemeli, mola anlarınızda girdiğinizde ise dikkatinizi dağıtacak konulardan uzak durmalısınız.

Editörün Tavsiyesi: Mirax MT100-PM002 PMR Telsiz Kulaklığı

Evde çağrı merkezi hizmeti vermenin püf noktaları hakkında faydalı bilgiler paylaştığımız bu yazımızı bitirmeden önce, online ofis marketiniz Ofix’te satışı devam eden Mirax MT100-PM002 PMR telsiz kulaklığı ürünümüzü kısaca tanıtmak istiyoruz. Evde çağı merkezi hizmeti verirken kulaklık kullanmayı tercih ediyorsanız, bu ürünler iyi bir seçim olabilir. Yüksek ses kalitesine sahip bu ürünlerin kulağa tam oturan ergonomik yapısı, kulağı rahatsız etmeden uzun süre kullanımı olanaklı kılmakta. Ayarlanabilir kulak askısı ve entegre bas-konuş mikrofon ile elbise klipsine sahip bu ürünlerin bağlantı tipi 2.5 mm fiş. 

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…